Les 5 questions indispensables pour définir sa recherche de bureaux

1 - Les besoins de l’entreprise correspondent-ils davantage à la location ou à l’achat ?

Acheter ou louer : la question est essentielle. Sa réponse dépend de plusieurs critères, à commencer par la maturité de l’entreprise, sa stabilité économique (croissance rapide ou non), la visibilité à moyen-long terme du chef d’entreprise et bien-sûr ses ressources et capacités de financement.

La location sera la plus adaptée si :

• La société est jeune
• Les effectifs de l’entreprise sont en croissance forte et/ou connaissent un fort turn-over
• L’entreprise recherche des fonds pour financer ses développements et/ou dispose de peu de disponibilités
• Les locaux ne « servent » pas à l’image ou l’offre de l’entreprise

L’achat sera le plus adapté si l’entreprise « coche » au moins 3 critères parmi les suivants :

• La société est mature, sa croissance n’est plus exponentielle mais en plateau,
• La société a une bonne définition de ses besoins et de ses coûts, qu’elle cherche à maîtriser : les effectifs sont stables (ou évaluables dans leur évolution sur les 5-7 prochaines années), les frais généraux connus, etc.
• Les locaux de l’entreprise doivent servir à porter son image
• Enfin, une société familiale aura également tendance à privilégier l’achat pour des considérations patrimoniales.

2 - De quel budget dispose l’entreprise ?

Le choix des locaux dépend bien évidemment de la capacité de financement de l’entreprise, quel que soit le mode choisi (location ou achat). Ce budget comprend tout à la fois le loyer ou le remboursement d’emprunt en cas d’achat, mais aussi les charges mensuelles - qu’elles soient liées aux bailleurs ou à la « vie » de l’entreprise (électricité, eau, chauffage, etc) -, et taxes.

Connaître les prix de marché s’avère également précieux dans le cadre d’une recherche de bureaux. Sur Bureauxlocaux.com, ils sont régulièrement actualisés. En la matière les prix peuvent varier de 15 % à quelques rues d’écart dans la zone de recherche, selon la tension immobilière. La souplesse reste donc de mise.

3 - Quelle surface est nécessaire à l’exercice de l’activité de l’entreprise ?

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, évaluer la surface de locaux nécessaires à son activité n’est pas simple. Bien-sûr la donnée essentielle de l’effectif et de la réglementation associée à la surface minimum nécessaire par salarié donne une bonne indication, mais il faut également penser :

• Aux besoins en salles de réunion : ces espaces partiellement inoccupés sont souvent mal pris en compte et génèrent des complications quotidiennes désagréables
• Aux besoins en espaces communs : espace de détente/restauration, WC, salle pour le CE ou les représentants syndicaux, etc.
• Aux espaces d’accueil et de circulation
• Aux espaces de stockage

Le calculateur de surface BureauxLocaux.com permet d’affiner cette recherche.

4 - Où l’entreprise doit idéalement s’implanter ?

La localisation est une question extrêmement sensible, en particulier en cas de déménagement. Le choix du lieu d’implantation est un consensus fragile entre besoins propres à l’entreprise et besoins des salariés, pour lesquels la proximité ou l’accessibilité du lieu de travail est l’une des clés de productivité et bien-être.

Besoins propres à l’entreprise :

• Nécessité d’être proche (ou non) de ses clients
• Enjeu de réduction des coûts ET de maintien de la surface conduisant généralement à un éloignement des cœurs de ville
• Enjeu de notoriété et d’image : l’adresse peut s’avérer particulièrement significative pour l’entreprise, selon son activité (luxe par exemple)

Besoins des collaborateurs :

• Proximité des transports en commun
• Parking disponible gratuitement pour les salariés pour les accès en véhicule
• Impact sur le temps de trajet des salariés en cas de déménagement
• Environnement de l’entreprise : commerces, services, etc.

5 - L’entreprise a-t -elle des besoins spécifiques « rares » ou des contraintes spécifiques dues à son activité ? 

Selon l’activité de l’entreprise, les locaux pourront devenir un frein à son développement dans le cas où ils ne permettraient pas matériellement ou structurellement de satisfaire à ses besoins spécifiques. Par exemple : Besoins en matière de connexion internet, transferts de données, stockage de données etc., isolation phonique, recyclage de déchets…

Enfin, pour éviter les problèmes, il est indispensable de mesurer l’impact de l’activité sur les riverains et évaluer la nuisance possible. Si ces derniers ne prêtent souvent pas attention à une entreprise de service, une entreprise de production sera regardée avec attention car générant des nuisances susceptibles de dégrader les conditions de vie de ses voisins.

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