Quel est l’emploi du temps idéal d’une équipe commerciale performante ? par Jacques Lumbroso

Harmoniser la cadence de la force de vente

A contre-courant des pratiques observées en agence, le programme-type d’un négociateur devrait être haché en plusieurs créneaux thématiques. « Plus on découpe la journée, plus on est efficace dans l’espace-temps de chaque action menée. A l’inverse, plus une plage est large, moins elle est productive » assure Jacques Lumbroso. Autre constat : quand on ne sait jamais qui est présent à l’agence à quel moment, le travail en équipe est un écran de fumée. Les négociateurs peuvent difficilement compter les uns sur les autres puisque chacun fonctionne différemment.

Le modèle d’emploi du temps que recommande l’expert a vocation à créer des synergies et à fluidifier la communication interne. Il pourra être ajusté en fonction des horaires de l’agence et temps de travail de chacun…

Toutefois, la journée débutera toujours par une brève réunion au cours de laquelle chacun des commerciaux expliquera ses activités de la veille. Pendant cette demi-heure conviviale, l’équipe devra s’astreindre à ne répondre ni au téléphone ni à aux mails. S’en suivra un créneau où chacun vaquera à ses activités de prospection à l’extérieur. La force de vente reviendra ensuite à l’agence pour assurer la pige quotidienne des annonces, le phoning et le suivi des emails. « Certains négociateurs aiment faire la pige tôt le matin. Libre à eux de s’en occuper avant 9h. Mais cette activité ne doit pas venir polluer la phase d’accueil » insiste Jacques Lumbroso.

Selon la méthodologie des rendez-vous vendeurs, le négociateur n’est censé prendre les mandats qu’une fois le rapport d’expertise rédigé et remis au client. Une plage est donc destinée à cette activité en fin de matinée. Après le déjeuner, l’équipe commerciale est invitée à assurer le suivi client sur son logiciel de transaction - saisie des coordonnées des prospects, rédaction du compte-rendu de visites, etc. Bref, des activités certes importantes mais à faible valeur ajoutée. Au cœur de l’après-midi, le négociateur bénéficiera de 2 heures qu’il organisera comme bon lui semble, à l’agence ou en dehors, en fonction de ses priorités. Il réservera toujours la fin de journée à ses activités de terrain.

Le chef d’agence : un négociateur (presque) comme les autres

Pour Jacques Lumbroso qui a audité des dizaines d’agences en France, à partir du moment où le patron n’est plus partie prenante de la dynamique commerciale, la rentabilité de l’entreprise peut très vite s’effondrer - de l’ordre de - 20 à - 30 % de marge. « Il n’est pas rare de voir un chef d’agence se consacrer exclusivement à la gestion des RH, aux problématiques administratives et à la relation avec les portails d’annonces. Il est débordé mais pas rentable. Et il ne culpabilise pas car il se sait 100 % occupé » constate l’expert. Selon lui, le directeur doit se plier au même emploi du temps que la force de vente, à deux exception près. Il consacrera une partie de ses après-midis aux affaires courantes de l’agence - signature de compromis, gestion de la paie, etc. - et assurera systématiquement une permanence à l’agence en fin de journée. Une manière d’être au service de son équipe commerciale, qui peut lui confier les affaires difficiles.

Comment mettre en place concrètement cet emploi du temps ?

Jacques Lumbroso le reconnaît volontiers : imposer ce modèle d’organisation à l’équipe ne sera sans doute pas aisé. L’étape préalable pour le chef d’agence consiste à expliquer le projet de manière pédagogique et transparente de sorte à créer un consensus. « Pour porter ses fruits, ce modèle doit être rigoureusement appliqué pendant au moins 6 mois, le temps que l’équipe adopte les bons reflexes. Ensuite, il pourra être assoupli » conclut l’expert.

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Prochain rendez-vous le 11 mai : Comment évaluer les murs d’un commerce libre ou occupé ?

Gaëlle Fillion