L’astuce de l’expert - Gérer ses mails comme un pro

« Traiter ses mails au fur et à mesure est une grosse perte de temps », annonce d’emblée l’ancienne DRH. Pour Dominique Legoubey, la bonne attitude à adopter est d’abord de désactiver le signal sonore d’arrivée des messages sur son ordinateur et sur son smartphone. L’objectif est de ne plus être perturbé par la notification des mails synonyme de déconcentration et source de stress. Sans compter que faire du multitâche va nuire à la productivité.

« La gestion des messages électroniques se planifie, explique la coach, des moments spécifiques doivent y être consacrés chaque jour. » Une heure le matin et une autre en fin d’après-midi peuvent être réservées au traitement des mails. Dans ce laps de temps, la première étape sera de parcourir rapidement la boîte de réception afin de hiérarchiser les messages reçus. Après avoir supprimé les publicités, un classement par importance est à effectuer. Certains messages nécessitent réflexion. Pour ceux-là, Dominique Legoubey recommande d’accuser réception du mail en donnant un délai de réponse à son interlocuteur. Par contre, les messages qui appellent une réponse courte pourront être traités tout de suite. Et ensuite classés par dossiers, voire mis à la corbeille. La boîte de réception doit rester la plus vide possible.

Adopter une telle discipline paraît souvent contraignant pour les agents immobiliers. « C’est aussi compliqué que d’arrêter de fumer », reconnaît elle-même l’experte. Mais elle garantit à la clé un gain de temps et une plus grande efficacité dans les journées de travail. Et quelle est la bonne façon de répondre à un mail ? De manière concise et synthétique avec une info par message. « Une réponse ne doit pas dépasser sept ou dix lignes. Sinon, il vaut mieux prendre son téléphone, ce sera beaucoup plus rapide. Si un écrit est indispensable, je suggère de joindre un courrier au mail », conseille t-elle.

Priscilla Reig