Gestion électronique des documents : pourquoi investir dans une solution externe ?

Malgré la banalisation de l’email et des documents électroniques, les armoires à archives des agences, syndics ou administrateurs de biens continuent bien souvent à déborder. Gros plan sur les enjeux de la dématérialisation pour les métiers de l’immobilier, à travers l’exemple du logiciel de GED Novaxel.

Un outil stratégique

« On est aujourd’hui face à une aberration qui consiste à réimprimer des documents électroniques pour pouvoir les classer », constate Martine Joulia-Cubizolles, DG de Novaxel. Cette armoire virtuelle permet d’organiser, indexer et archiver tout type de documents : appel à loyer, compte-rendu de visites, règlement de copropriété, facture, etc. Jusqu’ici, rien de nouveau car cette fonctionnalité est bien souvent prise en charge a minima par les logiciels immobiliers en standard, à travers une arborescence type Windows. Mais pour Novaxel, l’enjeu de la GED n’est pas tant la dématérialisation - puisque la grande majorité de l’information est déjà numérique - que l’organisation des documents dématérialisés. Or « les logiciels métiers imposent à l’utilisateur une organisation différente de celle qu’il aurait spontanément adoptée ». En outre, un outil professionnel de GED permet à la fois de compresser et encrypter les documents, les importer automatiquement dans les dossiers et de gérer des process spécifiques comme des signatures de contrat par exemple. Bref, un gain d’espace de stockage et de temps pour retrouver les documents et fluidifier leur validation.

Qualité et relation client

Autre point fort du système externe de GED : « le contrôle de complétude ». Le logiciel garantit à l’utilisateur que chaque dossier comporte toutes les pièces légales nécessaires. Soit 9 documents obligatoires pour une transaction par exemple, parmi lesquels les diagnostics ou la matrice cadastrale. Grâce au cloud, des personnes externes peuvent par ailleurs accéder aux documents stockés. L’agent immobilier peut ainsi tenir informé un propriétaire de l’état de paiement de ses locataires, partager des documents légaux avec un notaire, informer un vendeur en temps réel de l’avancement de son dossier… Une transparence assurément appréciée par les clients mais sans doute encore difficile à imposer à un métier où règne parfois la culture du secret.

Un investissement d’avenir 

Pour acquérir la licence Novaxel, le prix de base est de 3760 €, installation et formation incluses, auxquels il faut ajouter 150€ par mois pour l’option cloud qui comprend 5 Go de stockage. « 1 Go correspond à environ 150 000 documents », indique Martine Joulia-Cubizolles. Si le 100 % dématérialisé s’imposera tôt ou tard aux professionnels de l’immobilier qui veulent rester compétitifs, le chantier préalable n’est pas bénin. Le groupe immobilier Defoly, client de Novaxel, témoigne : « Nous avons choisi de numériser tout notre historique (…), un an et demi à passer au scanner plusieurs milliers de documents ».

Gaëlle Fillion